会社の為だけでなく、自分の為にもなるように引継書を作成しましょう。
こんにちは、ヤマシュン（@yamashunblog）です！
皆さんは仕事を辞めた経験がありますでしょうか。
僕は何度もあります（笑）
仕事を辞める時は、色々と準備をする必要があったりしてかなり忙しいですよね。
そんな退職時に大変な事の一つとして、業務の引き継ぎが挙げられます。
どうせ辞めるんだし、適当にやってもいいんじゃないの？と考える人も多いと思います。
しかし引き継ぎをちゃんと行うことでプラスになるポイントは、実は結構あったりします。
今回は仕事を辞める際の引き継ぎについてお話します。
目次
どうして引き継ぎをする必要があるの？
業務の引き継ぎはかなりの労力を消費します。
在職期間が長くて担当業務が多ければ多いほど、時間と体力が必要になります。
正直面倒くさいと思う方も多いでしょう。
しかし面倒だと言って、引き継ぎを適当に行ってしまうのはかなり勿体ないです。
引き継ぎ業務をしっかり行うことによるメリットは、以下の３つになります。
- ①自分の知識と経験の為
- ②会社と社員の為
- ③今後の転職活動の為
順を追って説明していきます。
①自分の知識と経験の為
引き継ぎは自分のプラスにならないと考える人もいると思いますがそれは大きな間違いです。
引き継ぎをしっかり出来れば、知識と経験、物事を伝える力が身につきます。
引き継ぎは、業務に対する知識と経験をもとに行っていきます。
仕事の中であなたが培ってきた知識と経験は、絶対に無駄になる事はありません。
③の内容にも記載しますが、知識と経験は今後の仕事において様々な形で結びついてきます。
引き継ぎを成功させるには、まずはあなたが業務内容を理解していないことには始まりません。
あなたが勤めた期間に行ったことを無駄にしないためにも、しっかりと知識と経験を吸収しましょう。
更にその知識と経験を第三者に伝えていく力も必要となります。
教えるという経験は、会社で働く中でとても貴重なものです。
新入社員の状態で知識と経験を誰かに教えたりすることは、まずさせてもらえないでしょう。
誰かに教えるという経験が、今後の人生で必ず役に立つ時が来ます。
たとえ引き継ぎの内容が少なかったとしても、堂々と引き継ぎ業務をやってみましょう。
②会社と社員の為
引き継ぎは自分だけではなく、引き継ぎを受ける社員の為にもなります。
当たり前の事ですが、自分が退職した後も会社は動いています。
後任の人がきちんと役割を果たせるかどうかは、あなたの引き継ぎにかかっています。
在職期間が長くてもが短くても、給料を貰って会社にお世話になったのは事実です。
お互いに気持ちよく退職が出来るように、最後くらいは会社のためになることをしてもバチは当たらないはずです。
立つ鳥跡を濁さず。スッキリして退職するためにも、しっかりと引き継ぎを行いましょう。
③今後の転職活動の為
最後はあなたの転職活動を有利に進める為です。
これは引き継ぎを行う必要なポイントで一番大事な部分となります。
しっかりとした引き継ぎを行うことで、あなたの業務内容を整理することが出来ます。
転職活動では、あなたの経歴が最重要ポイントとなります。
あなたが今までどんな会社でどんな業務を行ってきたかを、面接で伝えなければいけません。
通常であれば一から業務内容を思い出しながら、職務経歴書を作成する必要があるでしょう。
しかし引き継ぎの資料を作成しておけば、その内容がそのまま職務経歴書に盛り込むことが出来ます。
つまり、業務内容を一から思い出して書き出す工程をスキップすることが出来ます！
業務内容を後から思い出してフワフワとした内容になるよりも、業務内容を引き継ぎという形で事前に整理しておくことで、知識や経験を効果的にアピールすることが出来るわけです。
仕事を辞めるからには、何かしらの落ち度や不満があるかと思います。
少しでも不満や環境を改善出来る転職を行う為にも、まずは引き継ぎをしっかり行うことから始めていきましょう！
効果的な引き継ぎの方法とは？
ここまで引き継ぎの重要性についてお話をしてきました。
じゃあ具体的にどうやって引き継ぎをすればいいの？と疑問をもつ方もいるかと思います。
そこで、僕が実践した効果的な引き継ぎの流れを解説していきます。
ポイントは下記の３つです。
①スケジュールをまとめるべし！
まず初めにあなたの業務スケジュールをまとめていきます。
1日の流れから1週間、1ヶ月、1年と期間を広げていくとまとめやすくなります。
いきなり闇雲に業務内容を書き出すのは非効率です。
途中で何を書けばよいか分からなくなり、行き詰まってしまいます。
スケジュールを書き出しておけば、その流れに沿って業務内容を深堀りしていくだけで内容をまとめられます。
さらに業務スケジュールがそのまま引き継ぎ資料の目次になります。
業務内容の整理と目次作成が同時に出来るため、まずはスケジュールの作成を行いましょう。
②業務の手順は番号を付けて作成するべし！
スケジュールの作成が終われば、次は業務手順を書き出していきましょう。
ポイントは、見出しに番号をつけていくことです。
よく箇条書きで書いていく人がいるのですが、箇条書きでは資料が見えにくくなる事が多いです。
手順書は随時加筆修正されていくものです。
手順に変更があったり、追加で処理する手順が増えたりすることがあります。
箇条書きの状態で割り込んで加筆修正されると、どこから着手して良いのかが分かりにくくなってしまいます。
最悪の場合、業務の正しい手順でさえ分からなくなってしまいます。
番号で手順を振っていけば一連の流れが鮮明になり、箇条書きよりも流れが伝わりやすくなります。
後から見返しても伝わる資料を作成するには、番号を振って手順の流れを明確化しましょう。
③手書きで行なうべし
最後のポイントとして、手順書は手書きで作成しましょう。
手書きだとパソコンよりも時間がかかりそう…と思われる人もいるかと思います。
確かに文字の入力で言えばパソコンの方が圧倒的に早いと思われます。
しかし図やイラストを入れたり、間違いや文章表現を修正したりする際には手書きのほうが圧倒的に早いです。
そしてパソコンで文章を作成する最大のデメリットは、1ページ内におけるレイアウト調整が大変ということです。
詳しく説明しますと、１ページ内に盛り込める情報量には限界がありますよね。
例えば業務A、B、Cの内容があります。それぞれ700～800文字くらいの分量とします。
これらを１ページ内に入れようとした時、パソコンだと下記の設定が必要になります。
- 文字の大きさ
- １ページ内の文字数の設定
- １行内の文字数の設定
- 文字の上下幅の設定
- ページ余白の設定
- ページの向き設定（縦、横）etc…
つまり、初期設定で入力できる内容には限界があります。
しかし手書きならこれらの制限はありません。
文字の大小、１行あたりの文字数、配置や余白は書きながらいくらでも調整が可能です。
図やイラストを盛り込むのも同様です。
パソコンで図やイラストを１から作成するのはかなり大変です。
このように１ページ内のレイアウトを考えながら、適宜修正したり調整したり出来るのが手書きで作成する１番のメリットです。
何度も印刷するのは紙とインクと、労力の無駄ですからね。
勿論、パソコンで作成した方が圧倒的にキレイに作成出来ます。
文章量が比較的少なく、正確にキッチリしたレイアウトで作成する必要があるのであればパソコンでの作成に軍配が上がります。
パソコンにはパソコン、手書きには手書きのメリットがありますので、これらを上手に使い分けていきましょう。
退職時の引き継ぎは大切だということ
今回は仕事を辞める際の引き継ぎについてお話しました。
引き継ぎ業務は確かに大変です。
職場にあまりいい思い出がない場合は、やる気が出ないこともあるのも理解出来ます。
しかし次のスタートを切るためにも、僕はキッチリ引き継ぎを行うことをオススメします。
あなたの経験が、これからに役立つ瞬間が必ずやってきます。
そのチャンスを無駄にしないように、あなたの知識と経験を引き継ぎという形で残していきましょう。
それではまたお会いしましょう！
ご覧頂きありがとうございました！
バイバイ！
