説明が苦手な人の原因と、説明上手になるためのコツを3つ解説します

人に説明したいことがあっても、相手に全然内容が伝わらない！
途中から相手もイライラしてたし、コイツ説明ヘタだなーって思われてるよ…
どうすれば、人に上手く伝えられる説明が出来るんだろう。

このような悩みを解決します。

こんにちは、ヤマシュン（@yamashunblog）です。

あなたは、人に何かを説明するのが得意ですか？

それとも、苦手な方ですか？

人に何かを説明する。

一見すると簡単に出来そうで、実際にやってみると案外難しいものです。

僕も職場の上司に対して、なかなか説明が上手く出来ずにいました。

伝わりやすい説明には、抑えるべきコツがあります。

今回は、相手に伝わりやすくなる説明の仕方について解説します。

説明が苦手な人が、説明上手になるためのコツ

相手に分かりやすく説明をするコツ。

それは、以下の3つです。

順番に解説します。

①結論は最初に1回、最後にもう一度伝える

1つ目のコツ。それは結論は最初に1回、最後にもう一度伝えることです。

一番最初のド頭に結論、つまり相手に1番伝えたい事を真っ先に伝えましょう。

そして最後にも、もう一度結論を述べます。

最初に結論を持ってくることで、相手が話を聞く姿勢をとりやすくなります。

事前に話の全容を伝えることで、相手を安心させることが出来ます。

もし内容に分かりにくい部分があったとしても、途中で相手が質問をしてくるはずです。

その時には、きちんと返答をしましょう。

一から十まで説明が出来れば理想的ですが、最初のうちは中々難しいと思います。

なので相手から来そうな質問を何個か予想して、事前に準備しておくと良いでしょう。

全て答えることが出来なくても、1つでもスッと返答できるだけで好印象に繋がります。

そして最後に、もう一度結論で締めくくります。

これは自分が本当に伝えたい核心部分を、相手に再確認させるためです。

もし説明の内容に多少無理があっても、問題ありません。

最後にビシッと結論を伝えられると、途中でグダってもある程度綺麗に締める事が出来ます。

まずは初めと終わりに結論を述べる、ここから意識していきましょう。

番号をつけて、順番に説明する

2つ目のコツ。それは番号をつけて、順番に説明することです。

説明する内容が複数ある場合は内容に番号をつけて、話の内容数を事前に明確にしましょう。

要点の数を明確にすることで、話の全量や掛かる時間を測ることが出来ます。

つまり聞き手の不安を取り除くことが出来ます。

限られた時間の中で話を聞くのも大変なのに、話の要点がいくつあるか分からない。

これでは聞き手側は不安になりますし、説明を聞くことに対して億劫に感じてしまいます。

さらに聞き手が質問する時に「◯番目の内容についてですが～」と話を拾いやすくなります。

聞き手が安心して話を聞けるように、常に相手への配慮を心がけましょう。

文章は短く、ゆっくりハッキリ話す

3つ目のコツ。それは文章は短く、ゆっくりハッキリ話すことです。

相手に伝える内容は、なるべく短い文章になるように心がけましょう。

コツとしては文章を「、」ではなく「。」で区切るように説明します。

長い文章よりも短い文章の方が、聞き手の頭に残りやすくなります。

ダラダラと長文で説明しても、ただ相手が疲れるだけです。

更には話す内に自分も混乱して、結局何を伝えたいのか分からなくなる危険性があります。

出来るだけスッキリとした文章で、相手に伝えましょう。

相手に伝わらない説明の特徴

今度は逆に、相手に伝わらない説明の特徴を解説します。

人に説明するのが苦手だと思う方は、必ずチェックしましょう。

特徴は、以下の3つです。

順を追って深堀りしていきます。

①長文でダラダラとした説明になっている

1つ目の特徴は、長文でダラダラとした説明になっていることです。

情報量が多すぎると、どこが1番重要な部分かわかりにくくなります。

さらに説明が長引けば長引くほど、聞き手側は疲れてしまいます。

言葉は短く、端的にスパッと説明するようにしましょう。

②結論が途中もしくは1番最後にだけ伝えている

2つ目の特徴は、結論が途中もしくは1番最後にだけ伝えていることです。

聞き手が1番知りたいのは、話の結論の部分です。

自分が1番主張したい結論が後半になるほど、聞き手側はどんどん不安になっていきます。

一番最後にだけ結論を持ってくると、それまでの説明の内容への印象が薄まってしまいます。

ひどい場合は、前半の方の内容をほとんど覚えて無い、なんてこともありえます。

そして結局、あなたは何を伝えたかったのか、分からない状態になってしまいます。

相手に1番説明したい結論は絶対に、最初に伝えるようにしましょう。

これだけでも、相手への伝わり方が段違いに良くなります。

③要点を継ぎ足す

3つ目の特徴は、要点を継ぎ足すことです。

説明をしている間に、内容をどんどん付け加えていく人もよくいます。

話を継ぎ足していく内に、内容がチグハグになって話の前後で矛盾が生じるようになります。

そうなってしまうと、お互いに混乱を招く恐れがあります。

どうしても付け加えたい部分があるのであれば、最後に補足として説明するようにしましょう。

そうすれば、内容に矛盾が生じること無く、相手にも伝わる継ぎ足しが出来ます。

しかし、多様は禁物です。ここぞという場面だけに留めておきましょう。

説明に大切なのは、簡潔さと明確さです

今回は相手に伝わりやすくなる説明の仕方についてご紹介しました。

内容のまとめです。

伝わりやすい説明に必要なのは、聞き手に対していかに簡潔で明確な説明が出来るか。

そこに尽きると思います。

最初は慣れるまで時間が掛かると思います。

確実に説明が出来るように何度も何度も流れを整理しましょう。

あなたが説明上手になることを祈っています。

頑張ってください！

以上、これにておしまいです。