こんにちは、ヤマシュン（@yamashunblog）です！
上司「頼んでおいた〇〇〇、今はどこまで進んでる？」
僕「〇〇〇…ハッ、すみません！忘れていました…」
このような失敗、あなたも1度は経験したことがあると思います。
複数の業務を同時に進める場面は、仕事をする上で避けては通れない道です。
やるべき内容がどんどんと積み重なると、頭で分かっていてもうっかり忘れてしまうなんてこと、ありますよね。
仕事を初めて間もない頃は責任もそこまで大きくないので、ぶっちゃけた話なんとかなります。
しかし立場が上になると話は別です。
責任も伴うためにうっかりでは済まされません。
今回は、うっかり忘れを防ぐはじめの一歩となる仕事の進め方についてお話します。
仕事のど忘れを防ぐには、最初の５分が勝負！
皆さんは仕事を始める前、どんなことをしていますか？
今日始める仕事の準備、昨日出来なかった仕事をする、始業までリラックスする…etc
人によって時間の使い方は様々だと思います。
仕事のど忘れを防ぐ為には、この始業前の時間がとても重要だと僕は考えます。
やること自体は至ってシンプルです。
それは１日のやるべきことを書き出すことです。
なんだ、そんな単純なことか…と肩透かしを食らっている人もいるかもしれません。
それではこのように言い換えてみます。
始業前に５～１０分の時間を使って１日の予定を立てて、それを毎朝欠かさずに実践する。
いかがでしょうか。途端にハードルが高く感じたはずです。
毎日自分で決めた時間の中で自分で決めた内容を実行して、それを毎日継続して実行することは、決して簡単なことではないからです。
ですが1日のやるべきことを書き出す際のコツを掴んでいれば、毎日実践することが出来ます。
慣れるまで継続して実践することは大変ですが、今回はあなたにもすぐに実践出来る方法をご紹介します。
少ない量でもコツコツと積み重ねていき、成功へと繋げていきましょう！
予定はシンプルに、分かりやすく書き出そう
まずは僕の書き出した内容をお見せします。
1日毎にやるべき内容を書き出していき、完了した内容には「済」を付けています。
また、優先度が高い内容は時間を明記して強調しています。
予定整理におけるポイントは下記の2つになります。
①些細な内容でも漏らさずに書く！
1つ目のポイントは、自分が行う業務内容は些細な内容でも漏れなく書き出しましょう。
例えば、2日の注文商品受け取りとかですね。
商品の受け取り自体は、1分もかからずに終わってしまう内容です。
しかし些細な内容でもはっきり明記することで「あれ、そういえばきちんと対応したかな…？」といった不安を防ぐことが出来ます。
上司から突然聞かれた場合でも、これなら自信を持って答えられますね。
②全ての内容にタイムリミットを設けない
2つ目のポイントは、あえて全ての業務にタイムリミットを設けないことです。
書き出した内容をよく見てみると、タイムリミットを設けているものとそうではないものと明確に分けています。
緊急性の高い内容や、期限が迫る内容にはリミットを明記して強調しています。
ですがタイムリミットを記載する業務を絞ることで、逆に業務を効率的に進められると僕は考えます。
全タスクに対して期限を事細かく設定していると、それだけで貴重な業務時間が減ってしまいます。
更に割込みタスクの対応が入ると、事前に細かく設定しても予定はすぐに破綻します。
あえて明確な時間設定を設けないことで、柔軟に業務を対応することが出来ます。
どうしても後回しにしてしまいそうな内容に関してのみ締め切りを設けて対応しましょう。
重要なのは、内容よりも継続性
今回は、うっかり忘れを防ぐはじめの一歩となる仕事の進め方についてお話しました。
盛り込むべき内容や、自分に合った書き方は人によって様々です。
ですが大事なのは中身よりも継続性が重要だということです。
実際、上で紹介した内容よりも優れているまとめ方はたくさんあります。
（5W1Hを明記する、完了・未完了のタスクを切り離すetc…）
ですが、例えどんなに優れている書き方をしていても、３日坊主になっていては話になりません。
たとえ分かりにくくても、内容が薄くても問題ありません。
最初はメモに頼りっきりでも、毎日続けていけば頭の中でタスク管理が出来るようになります。
内容を完璧に仕上げる力よりも、続ける力が大切なのです。
実践していくうちに、よりスマートな方法が見つかることもあります。
ですが根っこの大事な部分には、継続性があると僕は考えます。
どんなに完璧な予定を立てても継続性ナシでは必ず破綻します。
自分の出来る範囲からで構いませんので、皆さんも少しずつ実践してみましょう！
それではまたお会いしましょう！
ご覧頂きありがとうございました！
バイバイ！
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