このような悩みを解説します。
こんにちは、ヤマシュン（@yamashunblog）です。
「仕事がいつまで経っても終わらない…」
「自分ばかりが大量の仕事をしている気がする」
「やることがたくさんありすぎて、もう限界！」
こんな悩みを抱えていませんか？
いわゆる仕事に追われている状態になってしまうと、働くのがツラくなってしまいます。
今はまだ大丈夫だとしても、ツラいのを無視して続けた結果、体を壊してしまうなんて事も。
今回は仕事が終わらない原因と、その対処法について解説します。
- 毎日仕事に追われていて、疲れてしまっている方
- もっと効率的に仕事をこなしたい方
- 常にゆとりをもって仕事をしたい方
目次
仕事が終わらなくて辛くなってしまう人の特徴
特徴は以下の3つです。
- 責任感が強い
- 面倒見がいい、お人好しな性格
- 仕事の効率化、同時進行が苦手
順番に解説します。
①責任感が強い
1つ目の特徴は、責任感が強い人です。
「この仕事は自分が終わらせないといけない」
「自分が仕事を任された以上、何が何でも終わらせないとダメだ！！」
このような必要以上に仕事への責任を感じるタイプの人は、仕事に追われてしまいがちです。
もちろん責任感が強いことがダメ、というワケではありません。
逆に人として信頼されるので、周囲からはプラスに評価されていきます。
しかし信頼が大きい分「この人に頼めばいいな」と思われてしまいます。
つまり自分が抱える以上の仕事が積み重なってしまい、仕事量が増えていってしまうのです。
仕事を任される→断れず引き受ける→仕事量が増える→更に仕事を任される…
こういった悪循環に陥ってしまうのです。
②面倒見がいい、お人好しな性格
2つ目の特徴は、面倒見が良くてお人好しな性格の人です。
「ちょっとした頼まれごとや、困っている人がいると放っておけない」
「人にやらせるのが申し訳なく感じて、結局自分でやってしまう」
このような他人の様子や状況を意識して、フォローに徹する人も仕事に追われやすいです。
自分の仕事もあるにも関わらず、さらに他の人の分までの仕事全てを引き受ける。
最初はなんとか対応できていても、次第に抱える仕事量が大きくなってキャパオーバー…。
「どうして自分ばっかり、ツラい思いをしなくちゃいけないんだ…」
最終的には、このような不満を募らせることになってしまいます。
③仕事の効率化、同時進行が苦手
3つ目の特徴は、仕事の効率化や同時進行が苦手な人です。
「急に割り込まれるイレギュラーな業務が発生して、頭が思考停止…」
「ルーチン（内容・実行タイミングが決まっている）業務だけでも手一杯なのに」
次々に仕事が増えていくと、次第にどこから手を付ければ良いか分からなくなります。
効率化・同時進行が苦手な人の共通点は、突然の変化にびっくりして冷静さを失うということ。
急に仕事が増える、というだけで頭がパニックになってしまうのです。
順調に進めていれば完了できたはずの業務も、割り込みタスクのせいで遅れてしまった…。
なんてことも起きてしまうのです。
上記の事態が起きた場合に最も危険なのが、仕事の優先度が判断出来なくなってしまう事。
目の前の仕事に集中するあまり、期限が迫っている重要な仕事を見落としがちになります。
信じられない話かもしれませんが、本当になってしまう人がいるのが現実です。
「早く仕事を終わらせないと…！」
このような焦りが、仕事の優先順位に対して、冷静な判断が出来なくなってしまうのです。
すると周囲にも迷惑をかけてしまい、ますますツラくなってしまいます。
仕事が終わらなくて辛い問題の対処法
仕事が終わらない問題を解決する方法は、以下の3つです。
- 仕事のスケジュールを立てる時間をつくる
- ルーチン業務の細分化
- 職場の人間を味方につける
一つずつ深堀りしていきます。
①仕事のスケジュールを立てる時間をつくる
真っ先にやるべきことは、仕事のスケジュールを立てるための時間の確保です。
受けた仕事に取り掛かる前に、どのように仕事を進めるかの段取りを決めましょう。
「早く仕事を終わらせないといけないのに、スケジュールを立てている余裕なんて無い！」
このように考える人の気持ちも、よく分かります。
しかし無計画のまま仕事に着手してしまうから、仕事に追われてしまうのです。
ここは一度グッと堪えて、スケジュールを立てるために立ち止まってみましょう。
スケジュールを立てるポイントは、以下の3つです。
- 仕事内容をリストアップする
- 業務の優先度を3段階に分ける
- 優先度順に並べ替えて、早く終わる仕事から取り掛かる
順を追って解説します。
仕事内容をリストアップする
まずは、今抱えている仕事をリスト化します。
紙にメモするのも良し、パソコンのメモ帳アプリを使うのも良し、やり方は自由です。
僕の場合は、付箋に手書きでリスト化しています。
仕事1種類につき、1枚ごとに書き出して並べていくやり方です。
すぐに書き出せるスピードの速さと、後で見返せる利便性から、この方法を使っています。
とにかく重要なのは、上から順に仕事内容がリストアップしていくことです。
頭の中でイメージするのには、限界があります。
書き出すことで仕事内容が可視化され、後から整理しやすくなります。
業務の優先度を3段階に分ける
リストアップした後にやることは、優先度の設定です。
僕の場合は、書き出した付箋の右端に「高・中・低」に分けて設定しています。
あまり細かく設定すると後からの整理が大変になるので、3段階に分けるのがオススメです。
多くても5段階くらいに抑えておくのが、ちょうど良いかもしれません。
優先度順に並べ替えて、早く終わる仕事から取り掛かる
最後の仕上げは、仕事内容を優先順位ごとに並べ替えます。
紙に書き出している人は、もう1枚別の紙に書き直したほうが見やすくて便利です。
僕の場合は、書き出した付箋を一つに束ねていきます。
この時、優先度「高」が上に来るように重ねて、左端をクリップで留めます。
こうすると順番にめくっていくことで、次にやるべき仕事が見えるようになります。
途中で仕事が増えても、クリップを外せば付箋の追加も並べ替えも自由自在です。
さらに、仕事を終わらせるごとに付箋をちぎっていく、といった使い方も出来ます。
そしてもう1つ重要なのは、早く終わる仕事が先に来るように並べ替えます。
優先度が高い中でも、さらに並べ替えて整理をしていきましょう。
早く終わる仕事から片付けて、仕事を減らしていくことで精神的な余裕に繋がります。
また時間がかかる仕事は別の人に任せて、その間に自分は別の仕事に取り掛かる。
といった同時進行で仕事を進めることで、効率よく仕事を終わらせる事ができます。
②ルーチン業務の細分化
2つ目の攻略法は、ルーチン業務を細分化させることです。
つまり、期限や着手するタイミングが決まっている業務を洗い出し、細分化するという事。
これを見た人の中で、細分化とはなんぞや？という人もいると思います。
ここで言う細分化とは、業務内容を5W1Hに沿って明確化させるということです。
いつ？誰に？何を？どこで？どのように？目的は？
こんな感じに業務内容をハッキリとさせておきます。
難しく考える必要はありません。
以下の手順で進めるだけで、業務の洗い出しから細分化までが出来ます。
ここでも、紙などへの書き出しが重要になってきます。
- メモ用紙を2枚用意して、まず1枚目にその日にやる仕事内容を全て書き出す。
- 5W1Hにそって細分化して、2枚目の用紙に優先度順に上から並べて書き出す。
これでOK。5分あれば出来ます。
「別にルーチン化しているんだから、そんなに細かくする必要無いんじゃない？」
このように思う人もいるでしょうが、実際に細分化してみると効果の違いが実感できます。
例えば期限の近い仕事が、２つ３つと重なった時。
予め業務を細分化しておくことで、業務を優先度が高い順に振り分けることが出来ます。
あとは優先度に従って業務を進めていけば良いだけです。
一つずつでもいいので順番に、確実にこなしていく。
色々と手を付けて全てが中途半端に終わってしまうよりも、その方が成果の質も高まります。
業務内容を細分化して、優先度を見極めることを意識しましょう。
③職場の人間を味方につける
最後に重要になってくるのが、職場の人間を味方につけることです。
困った時や助けがほしい場合に、相談できる人が1人でもいるだけで安心感が違います。
大前提として、仕事は一人だけで行うものではありません。
一人でやっているように感じるだけで、実際は見えない部分で多くの人が関わっています。
だから、あなた一人が全てを抱え込む必要は全くありません。
他の人に助けを求めるのは、悪いことではないのです。
いざというときは、周りから力を借りましょう。
「じゃあ、どうすれば周りから助けてもらえるようになるの？」
このように考える人もいるかと思います。
なので実際に、職場の人間を味方につける方法をお伝えします。
味方に付ける方法は色んな種類がありますが、まずは自分から行動を始めることが必要です。
例えば毎日元気に挨拶する、先回りして行動する、困った時にフォローする…など。
小さな行動でも、積み重ねれば確実に信頼関係へと繋がっていきます。
ここで一度、想像してみてください。
自分から行動もせず、愛想も悪く、大事な時に助けてくれない。
こんな人に対して、困った時に助けようって思いますか？
ほとんどの人が、助けようとは思わないでしょう。
大切なのは、普段から信頼関係を作っていくこと。
自分から行動を積み重ねていけば、必ず誰かが助けてくれます。
どうしても助けてもらえない時
職場によっては、誰にも助けてもらえないという状況が起こりえます。
僕もとある職場で働いていたときは、職員全員から無視されたという経験があります。
もしかすると、その職場はブラック企業である可能性も考えられます。
普通はどんな職場でも、あなたを理解してくれる人は1人はいるはずです。
それが誰にも理解されず、困ったときに助けてもらえない。
そんなブラックな職場で働きつづけても、今後の人生はツラくなる一方です。
もしあなたが今ブラック企業で消耗しているのなら、一度転職について考えてみましょう。
転職活動における心強い味方が、転職エージェントです。
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- 企業分析・自己分析の方法
- 仕事に対する適性診断
- 書類選考を通過しやすい履歴書・職務経歴書の書き方
- 内定に繋がる面接のやり方
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一人の力で挑もうとすると、必ず返り討ちに合います。
自分に合った攻略法を実行できるかどうかで、転職が成功するかどうかが変わってきます。
このチャンスを利用しない手は無いです。
僕が個人的に利用した中で、特にオススメなのがウズキャリ
です。
ウズキャリ
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もしもの時のために、まずは登録だけしてみよう、でも全然OKです。
あなたにピッタリの職場が、きっと見つかるはずです。
転職については、こちらの記事でも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
仕事は追われるのではなく、追いかけるもの
今回は仕事が終わらない原因と、その対処法について解説しました。
まとめです。
- 責任感が強い
- 面倒見がいい、お人好しな性格
- 仕事の効率化、同時進行が苦手
- 仕事のスケジュールを立てる時間をつくる
- ルーチン業務の細分化
- 職場の人間を味方につける
仕事は追われる側になるとツラくなります。
しかし自ら追いかけていく側に立つと、途端に仕事が楽しくなります。
仕事を素早く片付けるのも大事ですが、それだけだと手持ち無沙汰になってしまいます。
自分が無理をしないペースを守って、余裕があれば仕事を追い求める。
するとあなたの評価は、グングンとうなぎ登り状態になります。
業務の臨機応変な対応が出来れば、自分が出来ることが大幅に増えていきます。
自己成長に繋げるためにも、ぜひチャレンジしてみてください。
以上、これにておしまいです。
ウズキャリ
毎日仕事に追われる日々で、もう疲れた…。
いっそ会社を辞めてしまったほうが、楽になるのかな。
でもそんな勇気も無いし、一体どうすればいいんだろう…。