仕事が遅くて怒られているあなたが、今すぐやるべき3つの改善策とは

仕事が遅くて怒られているあなたが、今すぐやるべき3つの改善策とは

こんにちは、ヤマシュン(@yamashunblog)です。

「仕事が遅い!」

「なんでもっと早く出来ないんだ!」

あなたは今、こんな風に怒られてはいませんか?

 

自分では全力でやっているつもりでも、なかなか仕事が早く進まない。

ズルズルと時間が過ぎ、期限が迫ってくる。

「ヤバい、なんとかしないと!」

 

そうやって焦りを感じて何とかしようとしても、結局は空回りして終わり。

誰しもが、このような経験を味わったことがあるかと思います。

対策を考えて行動に移していかないと、いつまで経っても怒られ続ける人生が待っています。

 

そんなのって、メッチャ嫌ですよね?

仕事は早く終わらせて、心に安心とゆとりを持ちたいですよね?

そんなあなたのために、今回は仕事を早く終わらせる為の改善策について解説します。

 

この記事を読んでほしい人
  • 仕事が遅くて上司に怒られてしまう方
  • ミス・失敗の挽回に時間がかかってしまう方
  • 仕事をどこから進めれば良いのか分からない方

 


あなたの仕事が遅い原因とは

あなたの仕事が遅い原因とは

まず、どうして仕事が遅くなってしまうかを考えましょう。

仕事が遅くなる原因は、至ってシンプル。

大きく分けて以下の3つです。

  1. ミス・失敗が多い
  2. 仕事への理解度が足りない
  3. スケジュールを詰めていない

順番に見ていきましょう。

 

①ミス・失敗が多い

1つ目の原因は、ケアレスミスや失敗が多いことです。

仕事が早い人が持っている1番の特徴は、とにかく正確でミスをしないことです。

 

もし仕事の途中でミスしてしまった場合、修正や挽回が必要になりますよね。

場合によっては上司に注意や説教されて、さらに無駄な時間が削られる可能性だってあります。

 

小さなミスによって、自分の時間が無くなってしまう。

だからいつまで経っても終わらない、仕事が遅い人になってしまうのです。

 

②仕事への理解度が足りない

2つ目の原因は、仕事に対する理解が不足していることです。

あなたは自分の仕事について、どれだけ説明できますか?

 

内容、期限、目的、評価者、重要度…。

その仕事内容について、答えられない事は無いというくらい、あなたは理解していますか?

仕事が早い人は、自分がやっている業務の目的をきちんと把握しています。

 

なぜ仕事への理解が必要なのか。

それは、行動の逆算が出来るようになるからです。

 

仕事を終わらせるためには自分以外の存在、様々な要素が必要不可欠です。

期限はいつまでで、それまでに何が、誰の協力がどのタイミングで必要なのか。

完了までに必要な要素を、パズルのピースと同じように当てはめていきます。

 

始まりから終わりまで、無駄なく効率的に、スムーズに進めていく。

だから仕事を早く終わらせるためには、業務に対する理解が重要となるのです。

 

業務内容がよく分からないまま、漠然としたまま仕事をしている。

だから終わりが見えない状態が続き、いつまでも仕事が完了しないのです。

 

③スケジュールを詰めていない

3つ目の原因は、スケジュールがあやふやな状態で、仕事を進めていることです。

 

1日の業務がスタートした時、あなたはこんな風になっていませんか?

「さて、今日も色々とやる事があるけど、まずは1日の予定を立てるかー」

 

はい、この時点でアウトです。

なぜなら、真っ先に1日の予定を立て始めているから。

その時点で、1日の貴重な時間を無駄に消費してしまっているのです。

 

仕事が早い人は、すでに予定が組み上がっている状態からスタートします。

最初に何をすべきかが分かっているので、すぐに仕事を始められます。

 

ポイントは、先々の予定をキチンと把握しているかどうか

逆に先の見えない状態でいると、結果的に仕事が遅くなってしまうのです。

それじゃあいつ予定を立てるんだ、っていう部分については、次で解説します。

 

仕事が遅いあなたが、今すぐやるべき3つの改善策

仕事が遅いあなたが、今すぐやるべき3つの改善策

ここまでで、仕事が遅くなる原因を見てきました。

仕事が遅い状態を改善するためにあなたが今すべきこと、それは以下の3つです。

  1. 机の上をキレイに片付ける
  2. 業務スケジュールを1ヶ月分、一気に立てる
  3. 同時進行で仕事を進める

順番に解説します。

 

①机の上をキレイに片付けて、毎日維持する

まず最初にやるべきことは、机の上を片付けましょう。

 

あなたの机の上、今どんな状態ですか?

パソコン周り、書類、筆記用具、ゴミ…。

色んなモノが散在してないですか?

 

アメリカのブリンストン大学の研究によると「人間の脳は秩序を好み、乱雑な環境を拒むこと」が判明しています。

自分の目の前がゴチャゴチャしている。

それだけで集中力が低下し、作業スピードの低下に繋がってしまうのです。

 

片付けるコツは、以下の3つのルールに従って実行すればOKです。

  • 「今すぐ使うもの」「今日中に使うもの」「それ以外」の3つに分ける
  • 保管場所を決める。(場所の変更、他のモノを入れるのは禁止!)
  • 散らばらない工夫をする(書類はクリアファイル、小物はケースに入れるなど)

作業効率を上げるためには、まず自分の周りを綺麗にするところから始めましょう。

 

②業務スケジュールを1ヶ月分、一気に立てる

次にやるべきことは、1ヶ月分の仕事のスケジュールを一気に立てることです。

休憩時間や暇な時間を利用して、バババッと予定を立てましょう。

 

先程もお話しましたが、ポイントは先々の予定を把握しているかどうか。

そこが仕事を早く終わらせるための、カギとなります。

 

しかし何の準備も無しに、いきなり1ヶ月分のスケジュールを立てるのは、ほぼ不可能です。

だからまずはあなたが、今日1日分の仕事内容を全てカレンダーにメモします。

最低限の内容が分かれば充分ですが、作業時間も残しておくと、後々がラクになります。

 

カレンダーに1ヶ月分の仕事内容が埋まったら、同じ内容を来月のカレンダーに書き出します。

これで1ヶ月分のスケジュールが完成です。

後はメモした内容に沿って、仕事を進めて行きましょう。

 

もちろん、上手く行かない部分が必ず出てきます。

何故ならあなたにはまだ、1ヶ月分のデータしか無いからです。

これを来月も、その次の月も同様に繰り返していきます。

 

およそ3ヶ月後くらいには、少しずつ仕事を進める要領が掴めるはず。

期限が見えてくれば、似たような業務でも大体の所要時間が分かるようになってきます。

業務と業務の間にあるスキマ期間が見えれば、そこで別の業務に時間を充てられますよね。



さらに半年、1年と継続していけば、柔軟な業務対応が出来るようになります。

僕自身もこの方法で、仕事を爆速で進められるようになりました。

最初はかなり大変ですが、長期的な視点を持って実践してみましょう。

 

③同時進行で仕事を進める

最後の方法は、仕事を同時進行で進めることです。

1つの仕事だけでも精一杯なのに、同時進行だなんてムリ!

こんな風に苦手だという人、結構多いんじゃないでしょうか。

 

仕事を同時に進めるためには、ちょっとしたコツがあります。

以下のポイントを押さえると、同時進行で仕事を進めやすくなります。

  • すぐ終わるのか、時間が掛かるかを判断する
  • 時間の掛かる仕事は、自分がすぐに出来る部分を確認する
  • 他の人から手を借りる

 

すぐ終わるのか、時間が掛かるかを判断する

まずは仕事の所要時間をキチンと確認しましょう。

30分以内に終わる仕事と、1日掛けてやっと終わる仕事では、進め方が大きく変わってきます。

 

すぐに終わる仕事ならば速攻で手を付けて、パパッと片付ければ良いだけのこと。

そもそも同時進行で進める必要も無くなります。

まずは完了までに、どのくらい時間がかかるのかを意識しましょう。

 

時間の掛かる仕事は、自分がすぐに出来る部分を確認する

問題なのは、時間の掛かる仕事を進める場合。

あなたがやるべきこと。

それは自分がすぐに取り組める部分が、どこなのかを確認ことです。

 

時間が掛かるタイプの仕事は、自己完結が出来ない部分による影響がデカいです。

例えば〇〇さんに聞きたいことがあるのに、その場にいないってケースもよくあります。

上司からのチェックや、確認作業が必要だったりもしますよね。

 

こういった自分以外の存在によって、業務の進行に影響が出てしまいます。

そこに時間を取られてしまうと、いつまでも仕事は終わりません。

 

ですから、自分がすぐ出来る事は何なのかを把握する事が重要になってきます。

そこが分かっていれば、仕事の同時進行が簡単になります。

 

では実際に、どんな感じで仕事を同時進行で進めるかを見ていきましょう。

例えば、あなたは〇〇という仕事を任されています。

〇〇はAさんの確認が必要なのですが、Aさんは会議中でその場にいません。

 

このようなケースの場合、以下のような進め方になっていきます。

  1. Aさんが今いないのなら、その間に〇〇という仕事を進めておく。
  2. そしてAさんが戻ってきたら、必要な部分の確認をお願いする。
  3. Aさんが確認するまで時間があるので、さらに△△という別の仕事を進めていく。

これが仕事を同時進行で進める、ということです。

 

自分が今、何が出来るのかをキチンと把握すること。

そうすればあなたも、仕事を並行して進められるようになります。

 

他の人から手を借りる

最終手段は、人のチカラを借りる事です。

ちょっとズルいと感じたり、頼まれた人の迷惑になるのでは、と思う人もいますよね。

でも、人に頼る事は全然悪いことではありません。

 

上司にとって一番迷惑なのは、仕事が終わらない事です。

多少自分の時間を奪われたとしても、仕事がキチンと終わるのなら、嫌な顔はしないはず。

借りた分は、別のところで返せば良いのです。

 


さあ、これからは定時で帰りましょう

さあ、これからは定時で帰りましょう

今回ご紹介した改善策を押さえれば、仕事が遅いとはもう言われなくなります。

進め方のコツさえ掴めれば、仕事を早く終わらせるのは、難しいことではないのです。

これからは定時で帰って、自分の時間を有意義に使いましょう。

 

以上、これにておしまいです。

 

合わせて読みたい

失敗 落ち込む 男性
仕事 問題

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 が付いている欄は必須項目です